データシステムQA

下記の内容は、皆様からお問い合わせいただいたものを整理してお答えしたものです。 なお、この「よくある質問」は、その後にお問い合わせいただいたものを追加するなどして随時変更しますので、ご了承ください。

動作環境

動作環境について、使用可能OSは windows XP とのことですが、Windows 2000 SP4の場合、どのような障害・影響がありますでしょうか。たとえば、一部の機能が作動しないなど。

OSのバージョンについてですが、基本的にはXPとなっておりますが、Windows 2000,Windows 7 であってもエクセル2000、2002、2003、2007、2010(動作確認がなされているバージョンです。)が起動する環境であれば問題なく利用可能です。
システム動作条件の中で、Excelが2000又は2002とあるのですが、2003には対応していませんでしょうか。

動作条件についてですが、2000、2002とありますが、2003、2007、2010でも動作は可能となっております。

インストール

データシステムマニュアルに載っていない方法でインストールと共有設定を行い使用している。これまではうまく使えていたが、突然データが見えなくなったため対応してほしい。

日本協会で配布したマニュアルおよびお答えした内容以外で使用、各医療機関が改良を加えたて使用した場合、日本協会では一切対応できません。あらかじめご了承ください。

共有

複数のPCでの共有ができません。
医療機関の基本情報、ソーシャルワーカー情報まで入力してみましたが、一部はデータが飛ばず、一部は「ほかのユーザーが排他的に開いているか、読み取る権限が出てきません。」と開くこともできません。
結果としては一台も共有できないのですが。

共有する際に、LAN接続を行いPC同士はお互いに見られますでしょうか?
ご確認ください。また、同じ患者、同じ情報(この場合は片方で医療機関の基本情報を開いている場合、他でも同じ医療機関の基本情報を見ようとしている。)を見ようとすると制限が掛けられる可能性があります。

上記をご確認の上、再度マニュアルをご覧の上設定を行ってみてください。
2台のパソコン(院内LAN)で共有DBを1つ設定する事ができません。
もう少し詳しい設定方法につきまして教えて下さい。

共有DB設定を行おうとしているPCのホルダの場所をデスクトップ等に移していただき、場所を分かりやすくしていただくと簡単かと思います。
その際、共有DB設定を行おうとするPCから設定を行って下さい。
共有のデータベースを2台のパソコンで使用したと考え、マニュアルの5~6ページの動作を行いましたが、共有できません。
 動作環境等の要件が必要なのでしょうか、またそうでないとすればどのような原因が考えられるのでしょうか。

共有には、パソコンの一般的な設定として、LANの環境とその設定が必要となります。
2台以上のパソコンが、ルーター等でつながっていますでしょうか。
また、パソコン自体の共有設定がなされていなければなりませんので、これが行われていますでしょうか。
ご確認いただき、パソコンの設定をご確認いただいてから再度共有設定を行って下さい。
データシステム2010を共有したいPCすべてにインストールしたのですが、マニュアルの『2.共有DBの設定方法』が分かりません。
1.共有DB設定.xlsを起動するとエクセルのシートがでてきてDB設定画面がでてきませんでした。

2.共有設定もマニュアルのような画面がでてきませんでした。

お使いのエクセルのバージョンは2007ではないでしょうか。
2007の場合、エクセルの画面左上部に「セキュリティーの警告」(マクロが無効にされましたと出ると思います。
この場合はオプションをクリックし、次の画面で「このコンテンツを有効にする)にチェックをつけて、OKボタンをクリックしていただければと思います。
以上の操作を行えば操作は可能になると思います。

パスワード

集計のアクセスを開くときにパスワード入力画面がでてきます。
パスワードを教えていただけますでしょうか。

集計に用いるACCESSについては、データの変更を行いますとシステムが正常に起動しなくなる可能性がありますので、パスワードにてロックさせていただいております。ご了承ください。

医療機関番号

初期設定の医療機関番号がわかりません。

医療機関番号については、日本協会で配布しているものではありません。各病院ごとに、レセプトを提出するときに記載する番号があると思います。

貴院の医事課等にご確認いただければと思います。

また、番号には(.)が記載されていますが、これは入力せず数字のみご入力下さい。

入力

「診療科の編集」に関してですが、既にシステムに登録されている診療科を削除したい場合はどのような操作を行えば良いのでしょうか?
もともと登録されている診療科に加えての、追加操作は出来たのですが、もともとシステム内に登録されている診療科で、当院にない診療科を削除して使いたい場合の操作はどのように行えば良いでしょうか?

当システムにおいて既に登録されている項目を削除することはできません。
多くの病院で、同一のシステムをご活用し、データを集約するために作成されているシステムですのでご了承ください。

診療科目が、当院は内科が中心の病院であり、腎内科、糖尿病内科、血液内科、総合内科、救急内科などマスタメンテでは足したりない部分がありますが、何か、対策がありますでしょうか?

申し訳ございません。マスタメンテについきましては現在のところこの機能は持ち合わせておりません。次回の改定時の参考とさせていただきます。
患者IDについて、仮IDのようなもので登録し、新しいID取得した場合は、そちらのIDで以前の日報シートを上書きできないでしょうか。

IDは一患者に一つとなります。また、一度作成したIDを変更することはできませんので、一度患者削除を行っていただき、再度振り直しを行っていただく必要があります。
業務日報としても活用したいのですが、そのためには、「個別援助以外の業務表」を日報として、毎日、出せるようにしたいのですが月報としてしか活用できないでしょうか?

個別援助以外の表は、今のところ日報としての出力ができません。
ご意見につきましては、今後の参考にさせていただきます。
当院におきまして、入院相談の時点でフェイスシートを作成しておりますが、このフェイスシート作成に係る業務はどの項目でチェックを入れていけばいいのでしょうか?
個別援助、個別以外の業務双方の項目のどちらも該当しそうで該当しないような感じを受けましたのでよろしければ協会の見解を参考にさせていただければと思います。

個別援助としてのチェックで、記録文書の欄へのマークでよろしいかと思います。記録文書の欄は、カルテへの記載やケース記録等でチェックしていただくために作成致しました。
援助時間に関して、選択項目では15分以上からの項目しかありませんが、例えば
電話でCMさんと5分程度の話をした場合など15分未満の援助に対しての入力はどのような扱いにすればよろしいのでしょうか?

その日その患者様の支援をした合計時間で記載していただければと思います。ケアマネージャーとの電話が5分、面接が10分であれば15分となりますし、もし、15分未満の場合は、15分で記載していただいても良いかと思います。
日報の援助方法の電話相談、電話(調整・情報収集)ですが、他職種とケースの件で電話で相談や情報収集、報告をした場合や、患者様や家族に対して施設の入所日を伝えるといった日程調整はどちらに含めて入力すればよろしいでしょうか?

日報については電話(調整・情報収集)の調整にチェックしていただければよろしいのではないでしょうか。あくまでも施設等の調整となります。
 電話相談は面接と同様に、患者様やその家族で電話での相談支援を行ったという解釈でよろしいと思います。
 他職種との相談は、手段は電話でも協議・カンファレンス、患者様や家族への連絡調整は電話相談、関係機関との電話での相談は電話(調整・情報収集)という解釈をしてみたのですが、どのように入力をしたらよろしいでしょうか。
 他職種との相談は、チェックは2か所つきます。方法としては電話で相談、内容が協議・カンファレンスとなります。

エラー等

これまでに EGMAINを含む各社の診療支援システム等と相乗りインストールした際に、不具合が発生したことがありましたでしょうか。(サーバ環境 と クライアント環境 のそれぞれで教えて頂きたいです)

今のところこのような内容の不具合の報告はいただいておりません。
当システムは、エクセル、アクセスをベースに加工して作成されております。この両方のソフトにて不具合がない場合特に問題なく使用できます。
【ソーシャルワーカー入力】の追加についてです。
1人目のSWは一覧に出ますが、2人目を追加(「入力確定」)したところ「ソーシャルワーカーが既に存在します」との表示が出ます。
下のソーシャルワーカー一覧には名前も何も表示されないため、再度入力しても上記表示が出ます。念のため、日報画面で「SW検索」をしたところ、2人目に登録した者の名前が”2”として出ますので、登録はされているが一覧に表示されていないのではと推測します。「全表示」にしても何も変わりませんでした。

SW登録についてですが、考えられる理由としては、おそらく“1”の登録を空白で処理してしまっているのではないかと思います。
対処としては、以下の通りです。
1.ソーシャルワーカー入力の画面において、ソーシャルワーカー一覧の001と表示されている左側“編“のボタンをクリックし上部に表示する。
2.右下“データ削除”をクリックしこのデータを削除する。
3.削除しますかという画面を“はい”で終了する。
この作業を行っていただくことで、自動的に002に入力されているSWが001になります。
現在、SWSシステムをクライアント3台にインストール致しました。1台をメインDBとし、使用したいのですが、1台のPCのみ、起動時に以下のメッセージが出力され、起動が出来ません。
<表示メッセージ>
「他のエクセルが開いています。全てのエクセルを終了させて再起動してください。」
SWSHシステムのEXCELシートしか開いていない状態で発生。
・タスクマネージャにて、他のexclプロセスが起動していない事を確認。

<端末構成>

 OS:Windows XP SP3
 EXCELバージョン:EXCEL2000


以上、上記のような不具合の事例及び解決策が御座いましたら
ご教示頂けますよう宜しくお願いいたします。

この現象は数件確認されています。
つきましては、現象の起きているPCについて、もう一度CDを挿入し、インストールを行って下さい。
ファイルの上書きとなります。その上で共有設定を再度行っていただければと思います。
SWデータシステムを開こうとした際に下記が表示され、データシステムを開くことができませんでした。
原因:52番
ファイル名または番号が不正です。 エクセルを自動終了し、再起動してください。
原因と対処方法を教えて下さい。

ファイル名または番号が不正とのメッセージが出てしまうということとですが、共有DB設定は行っておりますでしょうか。
この現象は、アクセスのデータを読み込めていないため発生するものだと思います。
共有設定がなされている場合には、共有DB設定がきちんと行われているか再度ご確認ください。
また、共有設定をしていない場合は、CDを再度挿入していただき、システムのみを再度インストールして下さい。
SWHS Social Work Data Systemをインストールし日報入力を行う際に患者番号入力後、通常では自動的に日本語入力ができる状態になっている。
氏名欄、かな氏名欄などの入力欄で日本語入力ができなくなります。キーボードの半角/全角キーを押しても変化なく、半角アルファベット以外の入力ができません。
しかし、日報入力画面からSW検索、マスタメンテなど別の画面に遷移し元の日報入力画面に戻ると正常に入力が可能となります。
端末個別の症状ではなく、複数の端末で発生しており、また正常に動作していたものも上記の症状が発生し、それ以後元に戻ることはありません。
端末の再起動、Excelの設定の初期化なども行いましたが変化ありません。
実際の画面を使用したExcelファイルを添付いたします。ご参考になればと思います。
動作環境は
OS Windows2000
Excel2002
IME Microsot IME   Standerd 2002

の状態で使用しています。
原因の究明と対応をお願いいたします。

この現象は確認されており、IME2007でも同様の現象が起きてしまいます。
業者に確認したところ、IME自体の問題ということで、マイクロソフトでの対応になるとのことです。

その他

サーバの容量の関係から、使用容量を知りたいのですが、1000人分の患者情報を入れた場合のハードディスクの使用容量はどのくらいになるのでしょうか。(差分ではなく、全体の使用容量でお願いします)
当院では、Windows Vista と Windows server2003 を使用しております。

容量的には数KB、大きくても数百MBとなります。
無償提供のシステムと伺っておりますが、システム障害が発生した場合のSE派遣費などの保守料は全額病院負担となるのでしょうか。また、その場合の概算費用についても教えて頂けると助かります。

当システムは、日本医療社会事業協会の委員会とシステム会社で共同作成したものです。
新たにソフトを開発したというものではなく、マイクロソフトエクセルをマクロにて加工し作成されております。
基本的にはエクセルをご利用いただき、そこにデータを入力するツールとして考えていただければと思います。
この様な設計ですので、専門的な技術者をサポートとして配置しているというものでもありません。
ご容赦いただければと思います。
当院が精神科を持ち合わせており、その業務の中で、主が精神科であっても、治療すべき疾患が内科であったりすると、当院でのアピールポイントとしては、院内でどの 診療科とやり取りをしているか?ということも大事なことになります。
ですので、主の診療科、副診療科などが表示できるようになりますでしょうか?マスタメンテで、うまく活用ができるようであれば、ご教示ください。
また、サマリーにそれまでのかかわった時間のトータルが反映されていないので、何とか反映できるようになりませんでしょうか?

申し訳ございません。マスタメンテについきましては現在のところこの機能は持ち合わせておりません。次回の改定時の参考とさせていただきます。また、サマリの合計時間についてですが、現在のところ手入力となります。
お手数をお掛けしますが宜しくお願いします。
1日の援助時間が5時間を超過する(もちろん実質的にケースに関わった時間です)ケースがあったのですが、5時間以上の時間枠がなく入力ができません。どのようにすればよいでしょうか?(困難ケースで長時間かかわったという実績が出来たので、できれば実時間として入力したいのですが。)

これについてはバージョン2にて改善しております。データシステムのメールにご連絡いただき、バージョンアップをお願いします。
サマリーまで作成した際の報告書への反映についての問い合わせです。
例)昨年の11月に入院した方が3月に退院をし、サマリを入力した場合。
3月分の報告書では、患者サマリとデータはでませんでした。
11月分のデータ抽出が必要でした。
その月の退院患者のサマリデータとしての抽出方法がありますか。

入院月のカウントになってしまいます。
大変申し訳ございませんが、現在のところ当月でカウントする方法がありません。
次回、システムの変更等が行われる際の参考にさせて頂きます。
データの個人情報の流出を防ぐ為にどのような管理をして行くのか。

本システムは特に個人情報流出を防ぐ設定は行っておりませんが、市販のエクセルで作られておりますのでマイクロソフトでのセキュリティー設定が基本となります。

また、下記の設定がなされていれば流出については問題ないと思います。

①セキュリティーソフトが機能している。
②更新を定期的に行っている。
③セキュリティーソフト上でファイヤーウォール機能の設定されている。
上記3点は意図的に変更しない限り、通常のセキュリティーソフトを入れていれば機能していると思います。
データの送付によって何らかのフィードバックがあり、当院にとってメリットがあるのか。

お送りいただいたデータを集約、検討し年度内に報告書を作成します。
これをフィードバックとして、ご協力いただいた病院にお送りします。
本システムを作成した富士通エフ・アイ・ピー株式会社と伺っているが、システム作成上の詳しい内容を聞きたいので連絡先を教えてほしい。

CDを配布した当初からお伝えしておりますが、富士通エフ・アイ・ピー株式会社へ会員の方もしくは会員が所属する機関からの直接のご連絡は行えません。